Il libro dei verbali del condominio: obbligo, legalizzazione e smarrimento

Sì. «Le delibere dell'assemblea condominiale saranno riportate in un libro dei verbali vidimato dal Registrador de la Propiedad nella forma stabilita dal regolamento» (art. 19.1 della Ley de Propiedad Horizontal). Il segretario custodisce i libri dei verbali (art. 19.4).

Secondo l'art. 19.2, il verbale di ogni riunione deve indicare, almeno:

• La data e il luogo della riunione.
• L'autore della convocazione e, se del caso, i proprietari che l'hanno promossa.
• Se è ordinaria o straordinaria, e se si è tenuta in prima o seconda convocazione.
• I presenti e le loro cariche, e i proprietari rappresentati per delega, con le loro quote di partecipazione.
• L'ordine del giorno.
• Le delibere adottate e, quando è rilevante per la loro validità, chi ha votato a favore e contro e con quali quote.

Il verbale si chiude con le firme del presidente e del segretario al termine della riunione o entro i dieci giorni di calendario successivi, e dalla chiusura le delibere sono esecutive, salvo che la legge preveda diversamente (art. 19.3). Il verbale si invia ai proprietari con la procedura dell'art. 9.

1. Passo 1

   Rivolgiti al Registro de la Propiedad dell'edificio

   È competente il Registro de la Propiedad (il registro immobiliare) del distretto in cui si trova l'edificio (art. 415 del Reglamento Hipotecario, il regolamento ipotecario spagnolo).

2. Passo 2

   Presenta l'istanza

   L'istanza identifica il richiedente, che agisce su incarico del presidente, il condominio e le date di apertura e chiusura dell'ultimo libro, salvo che si dichiari che non ne è mai stato vidimato uno prima (art. 415 RH). Il Colegio de Registradores (l'ordine dei conservatori dei registri) indica che il primo libro si presenta con un'istanza del presidente con la firma autenticata da un notaio o dallo stesso registrador.

3. Passo 3

   Porta il libro con le pagine numerate

   Tutte le pagine devono essere numerate con caratteri indelebili, e il libro può essere a fogli mobili. Deve essere vidimato prima di essere usato (art. 415 RH).

4. Passo 4

   Ritiralo vidimato

   Il registrador effettua la vidimazione entro i cinque giorni successivi alla richiesta presentata in debita forma, o quindici se esiste giusta causa (art. 415 RH).

Non si può vidimare un nuovo libro finché non si dimostra che il precedente è stato usato per intero (art. 415 RH).

Se ne può vidimare uno nuovo se il presidente o il segretario dichiara, sotto la propria responsabilità, in un atto notarile o davanti al registrador, che la scomparsa o la distruzione è stata comunicata ai proprietari del condominio o che il furto è stato denunciato. Nel libro precedente, anche se ricompare, non si potranno più redigere nuovi verbali (art. 415 RH).

L'art. 19 della Ley de Propiedad Horizontal e l'art. 415 del Reglamento Hipotecario regolano un libro vidimato dal Registrador de la Propiedad, con pagine numerate. Non abbiamo trovato alcuna norma né decisione ufficiale che regoli un libro dei verbali elettronico per i condomini.