Libro de actas de la comunidad de propietarios: obligación, legalización y pérdida

Sí. «Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga» (art. 19.1 de la Ley de Propiedad Horizontal). El secretario custodia los libros de actas (art. 19.4).

Según el art. 19.2, el acta de cada reunión debe expresar, al menos:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la promovieron.
• Si es ordinaria o extraordinaria, y si se celebró en primera o segunda convocatoria.
• Los asistentes y sus cargos, y los propietarios representados, con sus cuotas de participación.
• El orden del día.
• Los acuerdos adoptados y, cuando sea relevante para su validez, quién votó a favor y en contra y con qué cuotas.

El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y desde su cierre los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley prevea lo contrario (art. 19.3). El acta se remite a los propietarios por el procedimiento del art. 9.

1. Paso 1

   Acude al Registro de la Propiedad del edificio

   Es competente el Registrador de la Propiedad del distrito donde está el edificio (art. 415 del Reglamento Hipotecario).

2. Paso 2

   Presenta la instancia

   La instancia identifica al solicitante, que actúa por encargo del presidente, a la comunidad y las fechas de apertura y cierre del último libro, salvo que se afirme que no se ha diligenciado ninguno antes (art. 415 RH). El Colegio de Registradores indica que el primer libro se presenta con una instancia del presidente con la firma legitimada ante notario o ante el propio registrador.

3. Paso 3

   Lleva el libro con las hojas numeradas

   Todas las hojas deben estar numeradas con caracteres indelebles, y el libro puede ser de hojas móviles. Debe diligenciarse antes de usarse (art. 415 RH).

4. Paso 4

   Recógelo diligenciado

   El registrador practica la diligencia dentro de los cinco días siguientes a la solicitud en debida forma, o de quince si existe justa causa (art. 415 RH).

No se puede diligenciar un libro nuevo mientras no se acredite que el anterior se ha usado entero (art. 415 RH).

Se puede diligenciar uno nuevo si el presidente o el secretario afirma, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el registrador, que se ha comunicado la desaparición o destrucción a los propietarios de la comunidad o que se ha denunciado la sustracción. En el libro anterior, aunque aparezca, ya no se podrán extender nuevas actas (art. 415 RH).

El art. 19 de la Ley de Propiedad Horizontal y el art. 415 del Reglamento Hipotecario regulan un libro diligenciado por el Registrador de la Propiedad, con hojas numeradas. No hemos encontrado ninguna norma ni resolución oficial que regule un libro de actas electrónico para comunidades de propietarios.