Guía para presidentes y juntas
Cómo cambiar de administrador de fincas sin perder la historia de la comunidad
Cambiar de administrador de fincas es un acuerdo de la Junta de propietarios, y la Ley de Propiedad Horizontal marca cómo tomarlo. Estos son los pasos, con el artículo que respalda cada uno, y cómo evitar que el cambio se lleve por delante las incidencias, las actas y los contratos de tu comunidad.
Por el equipo de Vecinar · Actualizado el
¿Se puede cambiar de administrador de fincas en cualquier momento?
Sí. Salvo que los estatutos dispongan lo contrario, los cargos de la comunidad se nombran por un año, pero «los designados podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria» (art. 13.7).
Pasos para cambiar de administrador de fincas
Paso 1
Convocar la Junta de propietarios
Para cesar al administrador antes de que termine su mandato, la ley pide una Junta convocada en sesión extraordinaria (art. 13.7). La Junta se reúne cuando lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios o un número de ellos que represente al menos el 25 % de las cuotas (art. 16.1). La convoca el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (art. 16.2). Para las extraordinarias no hay un plazo fijo: la citación se hace con la antelación «que sea posible para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados» (art. 16.3).
Paso 2
Votar el cese y el nuevo nombramiento
Nombrar y remover al administrador es competencia de la Junta (art. 14.a). Como el art. 17 no le fija una mayoría especial, se aplica la regla general del art. 17.7: en primera convocatoria, la mayoría del total de propietarios que a su vez represente la mayoría de las cuotas; en segunda, la mayoría de los asistentes siempre que represente más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.
Paso 3
Elegir quién ocupa el cargo
El cargo puede ejercerlo cualquier propietario o una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida (art. 13.6). Si no se nombra a nadie por separado, las funciones de administrador y secretario las ejerce el presidente (art. 13.5). Salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento es por un año (art. 13.7).
Paso 4
Dejarlo por escrito en el acta
Los acuerdos se reflejan en el libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1). El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3).
Paso 5
Recuperar la documentación
El administrador custodia «a disposición de los titulares la documentación de la comunidad» (art. 20.e), y el secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4). Esa documentación es de la comunidad.
El problema: la memoria de la comunidad vive en el programa del administrador
La documentación es de la comunidad, pero en la práctica suele estar en el despacho y en el software de quien la administra. Cuando se va, la comunidad depende de lo que entregue y el nuevo administrador empieza de cero.
Que el próximo cambio no empiece de cero
Con Vecinar, cambiar de administrador es cambiar un acceso: la información es de la comunidad desde el primer día.
- Contrata la comunidad, no el administrador: la comunidad es la titular de la cuenta.
- El administrador de fincas es un usuario más, con permisos de gestión. Solo el presidente lo invita o le retira el acceso.
- Las incidencias de las zonas comunes, con sus fotos, comentarios e historial, siguen en su sitio.
- Actas, estatutos, contratos y presupuestos quedan organizados por carpetas y etiquetas.
- El registro de pisos, las zonas comunes y sus reservas no hay que volver a montarlos.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cambiar de administrador de fincas en cualquier momento?
Sí. Salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento es por un año, pero la ley permite remover al administrador antes de que expire su mandato por acuerdo de la Junta de propietarios convocada en sesión extraordinaria (art. 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal).
¿Qué mayoría se necesita para cambiar de administrador de fincas?
La regla general del art. 17.7: en primera convocatoria, la mayoría del total de propietarios que a su vez represente la mayoría de las cuotas de participación; en segunda convocatoria, la mayoría de los asistentes siempre que represente más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.
¿Quién puede convocar la junta para cambiar de administrador?
La convoca el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (art. 16.2). Pueden pedir la reunión la cuarta parte de los propietarios o un número de ellos que represente al menos el 25 % de las cuotas de participación (art. 16.1).
¿Quién puede ser administrador de una comunidad de vecinos?
Cualquier propietario, o una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer esas funciones (art. 13.6). Si no se nombra a nadie, las ejerce el presidente (art. 13.5).
¿Qué pasa con los datos en Vecinar si cambiamos de administrador?
Nada. En Vecinar la comunidad es la titular de la cuenta y el administrador es un usuario con permisos de gestión. El presidente retira el acceso al administrador saliente e invita al nuevo; incidencias, reservas, documentos y el registro de pisos siguen donde estaban.
¿Cuánto cuesta Vecinar?
Se paga por vivienda registrada, en una suscripción anual de la comunidad: plan Básico a 0,15 € por vivienda y mes + IVA (1 GB de almacenamiento por vivienda) y plan Plus a 0,20 € por vivienda y mes + IVA (2 GB por vivienda). Los dos planes incluyen los resúmenes de incidencias con IA. La primera suscripción incluye 30 días de prueba.
Fuentes
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. Revisa también los estatutos de tu comunidad. La Ley de Propiedad Horizontal es la ley estatal: en Cataluña rige el Libro quinto del Código Civil de Cataluña.